【ZOOM】40分で再接続は面倒！主催者のみ有料アカウントを

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新型コロナウイルスの影響で、ZOOMを使った理事会が行われるようになりました。

スムーズにZOOM理事会を導入できた管理組合もあれば、何かと課題を抱えている管理組合があるようです。

40分毎の再接続が面倒だったZOOMですが、主催者のみ有料アカウントにしましょう。

オンライン理事会を開催するための課題と対策を綴ります。

40分毎の再接続が面倒なZOOM

新型コロナウイルスの影響を受けて、対面の理事会からZOOMを用いたオンライン理事会の実施に変更した管理組合もあります。

実は、オンライン理事会を行っているマンションと一切理事会が行えていないマンションの両方が存在します。

ZOOMによるオンライン理事会を行っているマンションでも、40分毎に再接続を行わなければならなくて面倒だった管理組合もありました。

理事会の開催時間が、40分未満であれば、無料アカウントでも良いのですが、40分を超える場合は、有料アカウントでつなぐべきです。

主催者のみ有料アカウントがあれば、参加者（理事）は、無料アカウントでも40分毎に再接続を行う必要はありません。参加者全員が、有料アカウントである必要はありません。

理事会の主催者は、有料アカウントを持つべきですが、管理会社と管理組合のどちらが主催者となるべきでしょうか。

管理会社が有料アカウントを持つメリット

管理会社が有料アカウントを持つ場合のメリットは、全てのマンションに対応することが出来ることです。

担当者が違う管理組合と同時にZOOM理事会を開催することは不可能であるため、複数の管理会社を受け持つ担当者が有料アカウントを持つと経済的なメリットは大きいです。

管理組合の理事が交代したとしても、ZOOMでの理事会開催が継続的に行えるのではないでしょうか。

管理組合が有料アカウントを持つメリット

管理組合が有料アカウントを持つ場合のメリットは、管理組合が主導権を握れることです。

理事会のみに使うのではなく、専門委員会などのミーティングでもZOOMによる打ち合わせが出来ることです。

理事でオンライン飲み会を開催することも可能となります。

ZOOM理事会の問題と対策

40分毎の再接続が面倒以外の問題点と対策を綴ります。

ZOOM使い方が分からない

対面で行う理事会が当たり前だったので、いきなりWebを使った理事会を開催すると言われても、面食らったことでしょう。

管理組合の役員はもちろん、管理会社の担当者も、まさかオンラインでの理事会など想定していなかったのですから、面食らうのも当然です。

ZOOMは、どのように使えば良いのかという使い方が分からないという問題点がありました。

ITスキルも人によって異なります。詳しい人がマンツーマンで使い方を教えると良いでしょうね。

実際のオンライン理事会が開催される前に、個人的に使い方のレクチャーをしておきましょう。

集会室にWi-Fi環境がない

自宅でZOOMにつなげることの出来る理事は良いですが、理事の中には、パソコンやスマートフォンをお持ちでない理事もおられます。

その場合は、従来通り「集会室」に集まって頂き、３密を避けた状態で理事会に参加頂きます。

意外と、「集会室」ってWi-Fiの整備が行われていないことに気が付かされました。「集会室」がないマンションでは、エントランスホールを利用しようとされたマンションもあったようです。

これからは、集会室やエントランスホールにも、Wi-Fi環境が必須なのかもしれません。管理人室でインターネットを使っているのであれば、LANケーブルの延長と無線LANを取り付けることでWi-Fiが使えるようになります。

大規模修繕工事の実施に工事するか日々の保全工事で実施するのかは、緊急性を考慮して決めましょう。

管理会社からつなげない

管理会社のセキュリティが高いのが原因なのか管理会社の担当者がZOOMにつなげないという問題がありました。

セキュリティが高くて、外部サーバにデータを置くことが不可能であると理事長時代に管理会社から言われていましたから納得しました。

しかし、ZOOM理事会を行ったマンションでは、担当者のスマートフォンを利用して参加して頂いたケースもありました。

本当は、管理会社でもインターネットにつながる環境があるのではないかと思います。担当者へメールは届きますから。

一人の発言が長い

ZOOMの理事会では、順序正しく発言しないと伝わりません。しかし、一人の発言が長いと他の理事が発言することができません。

対面の理事会では、アイコンタクトや雰囲気で発言をコントロールすることが可能です。ZOOMだとアイコンタクトを行っても理解することが出来ません。

時間制限を設けるかあらかじめ発言をやめて欲しい動作を決めておくなど工夫が必要です。主催者（理事長）のまとめ方の力が問われます。

おわりに

ZOOM理事会を行った管理組合は、新型コロナウイルスが収まったとしても引き続き使いたいという声も聞こえます。

マンションの集会室に集まらなくても、自宅や職場などからでも参加することができるからです。ZOOM理事会にしてから、理事会の出席率も大幅にアップしたと聞いています。

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